مستويات المخزون والجرد

تعرض شاشة المخزون ما يظنه الجهاز موجوداً لديك وكم تبلغ قيمته. المبيعات تخفض الكميات تلقائياً؛ وكل ما عداها تسوية تجريها أنت عن قصد.

قراءة الشاشة

يعرض كل منتج كميته المتاحة وقيمة تكلفته — الكمية مضروبة في التكلفة التي أدخلتها على المنتج. فإن كانت التكلفة فارغة كانت القيمة صفراً، ولهذا يهم ملء التكاليف.

تُبرز لوحة التحكم انخفاض المخزون بشكل منفصل، فلا حاجة لأن تجلس على هذه الشاشة مترقباً.

تعديل الكمية

اختر منتجاً وعدّل كميته بالزيادة أو النقصان. يجب أن تعطي سبباً، والسبب ليس زينة — بل هو ما يجعل الأرقام قابلة للتفسير بعد أسابيع.

• شراء — وصل مخزون جديد من مورد. ترتفع الكمية.
• جرد — عددت الرف فعلياً وكان الجهاز مخطئاً. استخدم هذا لتثبيت الواقع.
• تسوية — أي شيء آخر: كسر، أو تلف، أو استهلاك موظفين، أو شطب.

اعتياد اختيار السبب الصحيح لا يكلفك شيئاً، ويعني أن الأرقام حين تنحرف تستطيع أن تميّز الفاقد من خطأ الإدخال.

استلام شحنة

لا توجد دورة أوامر شراء بعد، فاستلام المخزون سلسلة من تسويات شراء — واحدة لكل منتج، تُدخل أثناء تفريغ الشحنة.

افعل ذلك عند وصول البضاعة لا في آخر الأسبوع. فشحنة تُدخل متأخرة ثلاثة أيام تعني ثلاثة أيام من أرقام مخزون خاطئة وتنبيه نقص لا يمكنك الوثوق به.

تنفيذ جرد

الروتين المعتاد:

1. عُدّ الرف، على ورقة أو على جوال، قبل الافتتاح أو بعد الإغلاق.
2. افتح المخزون وقارن كل سطر معدود بما يقوله الجهاز.
3. حيث يختلفان، عدّل إلى الرقم المعدود بسبب جرد.
4. لاحظ أي فارق كبير وادرسه جيداً — الفروقات الكبيرة سببها خطأ في قائمة الأصناف، كأن يتشارك منتجان باركوداً واحداً، أكثر مما سببها السرقة.

جرد المحل كله دفعة واحدة عمل ضخم. ومعظم المحلات أفضل حالاً بجرد تصنيف واحد أسبوعياً بالتناوب، فيُجرد كل صنف كل شهرين دون أن يخسر أحد سهرته.

تقييم المخزون

في شاشة التقارير تقرير تقييم مخزون قابل للطباعة، وهو الرقم الذي سيطلبه محاسبك. ويعتمد على تكلفة كل منتج، فدقته من دقة تلك التكاليف.