المستندات والإلغاءات وسجل التدقيق

كل عملية بيع أتمّها الجهاز موجودة في شاشة المستندات. إليها تذهب حين يعود عميل بإيصال، وحين تبدو الأرقام خاطئة، وحين يسأل مدقق سؤالاً.

إيجاد مستند

صفِّ القائمة بحسب:

• النوع — بيع أو إلغاء أو مرتجع أو إشعار دائن.
• الحالة — حالة المستند نفسه.
• حالة الإرسال للهيئة — بلا، أو قيد الانتظار، أو مصدّقة، أو مُبلَّغ عنها، أو مقبولة بتنبيه، أو فاشلة. والتصفية على فاشلة أسرع طريقة لإيجاد ما لم يصل إلى الهيئة.

اضغط على أي صف لفتحه.

ماذا يعرض المستند

يحوي العرض التفصيلي الفاتورة كاملة: كل سطر بكميته وسعره، وكيف سُدّدت، ورمز QR مع حالة الإرسال وأي خطأ أعادته المنصة.

ومن هنا تستطيع:

• طباعتها أو حفظها PDF.
• تنزيل ملف XML الموقّع، وهو ما تُرسله حين يطلب أحد الفاتورة الإلكترونية الأصلية.
• إعادة محاولة إرسال فاشل إلى الهيئة.
• إلغاءها، إن لم تكن ملغاة أصلاً.

وقاعدة واحدة يجب معرفتها: مع تفعيل المرحلة الثانية، تُحجب طباعة الفاتورة الضريبية غير المصدّقة حتى تصدّقها الهيئة. وهذا مطلب النظام لا قصور في البرنامج.

الإلغاء

يلغي الإلغاء عملية بيع لا ينبغي أن تبقى. وهو لا يحذف شيئاً — فالفاتورة الأصلية تبقى في القائمة ويُسجَّل مستند إلغاء مقابلها، وهذا بالضبط ما يتوقع المدقق رؤيته.

وذكر السبب إلزامي. اكتب شيئاً يفهمه غريب بعد ستة أشهر: مُسح صنف خطأ، العميل غيّر رأيه، تسجيل مكرر. أما كلمة “خطأ” فلا تخبر أحداً بشيء.

والفواتير الملغاة لا تُرسل إلى الهيئة أبداً.

يمكنك إلغاء سطر واحد والفاتورة ما زالت مفتوحة عند الكاشير، أو إلغاء فاتورة مكتملة كاملة من هنا.

سجل التدقيق

لشاشة المستندات تبويب ثانٍ: سجل التدقيق. يعرض كل إلغاء لفاتورة أو سطر، مع السبب المذكور والمستخدم الذي نفّذه.

وهذه أنفع شاشة إدارية في البرنامج وأقلها اطلاعاً. وتستحق دقيقتين أسبوعياً.

ما الذي تبحث عنه:

• شخص يلغي أكثر من الجميع بفارق كبير. قد تكون مشكلة تدريب. وقد لا تكون.
• إلغاءات متجمّعة في الأوقات الهادئة، وخصوصاً في آخر الوردية.
• أسباب لا تقول شيئاً. كاشير يكتب “س” في كل مرة أدرك أن لا أحد يقرأ هذا.
• إلغاء سطور بعد بدء الدفع، بشكل متكرر، وعلى نوع الصنف نفسه.

ولا شيء من هذا يثبت شيئاً بمفرده. وكلها تستحق محادثة.

المرتجعات والإشعارات الدائنة

تظهر المرتجعات والإشعارات الدائنة في القائمة بأنواعها الخاصة، فتستطيع تصفيتها ورؤية ما يعود وكم مرة. وارتفاع معدل الإرجاع على منتج واحد يقول عن ذلك المنتج، أو عن طريقة وصفه عند الكاونتر، أكثر مما يقول عن عملائك.