العملاء والفواتير الضريبية

تحمل شاشة العملاء قائمتين في تبويبين منفصلين: عملاء تبيع لهم، وموردون تشتري منهم. يتشابهان في الشكل ويختلفان في الاستخدام.

إضافة عميل

الأساسيات هي الاسم والجوال والبريد وملاحظات حرة. وهذا يكفي محلاً يريد فقط أن يعرف زبائنه الدائمين.

وأربعة حقول أخرى تهم عملاء الأعمال:

• الرقم الضريبي — رقم تسجيلهم الضريبي.
• رقم السجل التجاري — رقم سجلهم التجاري.
• العنوان — يُستخدم على الفواتير الضريبية.
• الحد الائتماني — كم أنت مستعد أن تدعه يترصّد عليك.

الرقم الضريبي يغيّر نوع الفاتورة

هذه أهم نقطة في هذه الصفحة.

حين يُربط عميل له رقم ضريبي بفاتورة، تُصدر تلك العملية كـفاتورة ضريبية. وبدونه تكون فاتورة ضريبية مبسطة. ويقرر البرنامج هذا وحده، اعتماداً على بطاقة العميل لا غير.

ولهذا أثر حقيقي في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية. فالفواتير الضريبية يجب أن تصدّقها الهيئة قبل إصدارها، ولذلك تنتظر طباعتها عودة التصديق. أما الفواتير المبسطة فتُوقَّع ويُبلَّغ عنها لاحقاً، فلا توقف الطابور أبداً.

والنصيحة العملية: لا تضع رقماً ضريبياً على عميل إلا إن كان يحتاج فواتير ضريبية فعلاً. فإضافته لزبون عابر يريد فقط سجلاً باسمه ستبطئ خروجه دون فائدة.

ربط عميل بعملية بيع

عند الكاشير، اربط العميل قبل تحصيل الدفعة. عندها يحمل الإيصال بياناته، وتُربط العملية به في قائمة المستندات.

وإن نسيت، فلا يمكنك إلحاق عميل بفاتورة مكتملة بعد ذلك. سيلزمك إلغاؤها وتسجيلها من جديد، وهو بالضبط ما وُجد سجل التدقيق ليوثّقه. فيستحق الأمر تدريب الموظفين على السؤال قبل خطوة الدفع لا بعدها.

الحدود الائتمانية

يسجّل الحد الائتماني مقدار الائتمان الذي وافقت على منحه. وهو ضابط تضعه على البطاقة؛ ولا يوجد في البرنامج اليوم دفتر ذمم مدينة منفصل، فتسوية ما يدين به عميل الائتمان فعلاً تبقى من مسك دفاترك أنت.

الموردون

يعيش الموردون في تبويبهم الخاص بحقول التواصل نفسها. وهم دفتر عناوين لا نظام مشتريات — إذ لا توجد دورة أوامر شراء بعد، فالبضاعة الواردة تُسجَّل كتسويات شراء في شاشة المخزون.

إبقاء القائمة نظيفة

قائمة عملاء مليئة بالتكرار أسوأ من لا قائمة، لأن الموظفين يفقدون الثقة بها فيبدؤون بإنشاء بطاقة أخرى. ابحث قبل الإضافة، واستقر على صيغة واحدة لأرقام الجوال حتى يجد البحث بالرقم الناس فعلاً.