الورديات وإغلاق اليوم

الوردية هي سجل وقت شخص واحد على الجهاز، والأهم: سجل النقد الذي مرّ من خلاله. فبدون الورديات تعرف ماذا بعت لكنك لا تعرف هل الدرج متزن أم لا.

فتح الوردية

أول شيء عند بداية الفترة: عُدّ النقد الموجود في الدرج وأدخله كـرصيد افتتاحي.

عُدّه كما ينبغي. فكل رقم في آخر اليوم يُقاس مقابل هذا الرقم، ورصيد يُدخل من الذاكرة ينتج فرقاً بلا معنى ويعلّم الموظفين تجاهل الفروقات كلها.

الإيراد والمصروف

يخرج المال ويدخل الدرج لأسباب ليست بيعاً — دفع لمندوب، أو أخذ مبلغ إلى البنك، أو إدخال فكة من الخزنة، أو إيداع من المالك. سجّل كلاً من ذلك كـإيراد أو مصروف حال حدوثها.

النموذج يطلب أكثر من المبلغ: التصنيف، وكيف دُفع (نقد أو بطاقة أو بنك أو أخرى)، ومن أين جاء أو إلى من ذهب، ومرجعاً (رقم إيصال)، وملاحظة. حركات النقد فقط تغيّر الدرج المتوقع؛ أما البطاقة أو البنك فتظهر في تقرير إقفال الوردية وإقفال اليوم حتى يكتمل اليوم.

ويمكن إدخال السطر من قائمة المزيد في نقطة البيع، أو من مربع إيراد / مصروف في الشاشة الرئيسية. تعرض تلك الشاشة كل السطور لنطاق تاريخ مع المجاميع. إضافة حركة تفتح النموذج. تصفية تغيّر المعروض فقط: التواريخ، والكل / الإيراد / المصروف، والبحث.

النقد الذي يعود به السائق من توصيل ليس إيراداً. سوِّه من التوصيل حين يعود للمكتب؛ ويُحسب ذلك النقد بيعاً على وردية الكاشير المفتوحة. راجع طلبات التوصيل.

الحركة النقدية غير المسجّلة تظهر عند الإغلاق كفرق، وعندها لا يتذكر أحد ما كانت. أما تسجيلها فيستغرق ثواني في لحظة حدوثها. ويورد تقرير إقفال الوردية وإقفال اليوم كل سطر إيراد ومصروف لا المجاميع فقط.

زر درج النقد

يوجد زر درج النقد في شاشة الكاشير. عندما تفعّل نبضة الفتح من الإعدادات ← الطباعة، يرسل الزر أمر فتح عبر طابعة الإيصالات. ويمكن أيضاً فتح الدرج بعد بيع نقدي أو بعد كل بيع. الأوامر تختلف حسب ماركة الطابعة — اختر إعداداً جاهزاً أو أدخل الست عشري من دليل الطابعة. راجع إعداد طابعة الإيصالات.

إغلاق الوردية

في نهاية الفترة، أغلق الوردية. تفتح نافذة واحدة بملء الشاشة. النقد المتوقع وما عددته يبقى على اليسار، والفرق يتحدّث مع العدّ. والأوراق والقطع قائمة قصيرة واحدة: اكتب عدد كل فئة. والطباعة أو الإقفال من الشريط في الأسفل. إقفال الوردية يطلب تأكيداً قبل إقفال الوردية وطباعة التقرير. وبقية الوردية (الإلغاءات والأصناف الأكثر مبيعاً والإيراد والمصروف) تحت المزيد عن هذه الوردية.

العدّ بالفئات أبطأ بنحو دقيقة وأنفع بكثير. فهو يجعل أخطاء العدّ ظاهرة، وحين يوجد نقص فإن التفصيل يخبرك عادةً بما حدث.

ثم يعرض الجهاز الفرق: ما ينبغي أن يكون في الدرج، بحسب الرصيد الافتتاحي والمبيعات النقدية والإيراد والمصروف النقدي المسجّل، مقابل ما عددته فعلاً.

قراءة الفرق

• صفر. جيد. امضِ قدماً.
• وحدات قليلة في أي اتجاه. غالباً باقٍ أُعطي خطأً في ساعة زحام. يستحق الملاحظة لا التحقيق.
• مبلغ كبير، أو الانحراف نفسه كل يوم. هذا شيء منهجي. انظر أولاً في الإيراد والمصروف غير المسجّل (خصوصاً النقد)، ثم في مدى صدق عدّ الرصيد الافتتاحي، ثم في سجل الإلغاءات.

لا تدع الموظفين يغلقون وردية بتعديل العدّ حتى يطابق. فالفرق المسجَّل معلومة نافعة؛ أما الصفر المفتعل فأسوأ من لا شيء.

إغلاق اليوم

يُقفل إغلاق اليوم يومَ العمل عبر كل الورديات. نفّذه بعد إغلاق آخر وردية. إقفال اليوم يطلب تأكيداً قبل إقفال اليوم وطباعة التقرير.

وينتج ملخصاً قابلاً للطباعة لليوم كله، وهو المستند الذي يُحفظ أو يُسلَّم. والترويسة تستخدم اسم الشركة وشعارها كما على الإيصالات. وتحتفظ شاشة التقارير بسجل الورديات وإغلاقات اليوم كاملاً، فتستطيع الرجوع إلى أي تاريخ لاحقاً.

روتين عملي

لمحل صغير:

1. الافتتاح. عُدّ الرصيد، وافتح الوردية.
2. خلال اليوم. سجّل كل إيراد أو مصروف ليس بيعاً حال حدوثه. واقفل الجهاز كلما ابتعدت.
3. التسليم. الكاشير الخارج يغلق ورديته ويعدّ. والداخل يفتح ورديته بعدّ جديد. ولا تمدّوا وردية واحدة على شخصين.
4. الإغلاق. آخر وردية تُغلق، ثم إغلاق اليوم، ثم طباعة الملخص.

يكلفك هذا كله دقائق معدودة يومياً، وهو الفرق بين أن تعرف وضعك النقدي وأن تخمّنه.